Cómo proteger una hoja de Excel y bloquear celdas, con o sin contraseña

Para proteger una hoja de Excel hay que hacer dos pasos: primero desbloquear las celdas que otros pueden editar y después proteger la hoja, con o sin contraseña. Así los demás solo podrán escribir en esas celdas y no cambiar, mover ni borrar el resto. Es muy útil para plantillas, formularios y hojas que compartes con un equipo.

Qué conviene saber antes

Microsoft advierte de que la protección de una hoja no es una característica de seguridad: simplemente impide que los usuarios modifiquen las celdas bloqueadas. Tampoco es lo mismo que proteger un libro o cifrar un archivo con contraseña. Para que otras personas no puedan abrir el archivo, hay que protegerlo como archivo (Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña), y para impedir añadir, mover u ocultar hojas, proteger el libro.

Paso 1: desbloquea las celdas editables

Por defecto, todas las celdas están bloqueadas; el bloqueo solo tiene efecto cuando proteges la hoja.

1. Abre la pestaña de la hoja que quieres proteger.
2. Selecciona las celdas que otros podrán editar. Para varias celdas no contiguas, usa Ctrl + clic.
3. Haz clic con el botón derecho y elige Formato de celdas (o pulsa Ctrl + 1).
4. En la pestaña Protección, desactiva Bloqueada.

Paso 2: protege la hoja

1. En la pestaña Revisar, pulsa Proteger hoja.
2. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, marca lo que quieras que puedan hacer: por ejemplo, insertar o eliminar filas o columnas, ordenar o usar el filtro automático.
3. Si quieres, escribe una contraseña. Es opcional.

Por defecto, los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas y desbloqueadas. Con las desbloqueadas, además, pueden desplazarse con la tecla Tab.

Ocultar fórmulas o permitir rangos

Microsoft recuerda que, además de bloquear celdas, puedes ocultar las fórmulas para que no se vean en la barra de fórmulas, y permitir que determinados usuarios trabajen en rangos concretos de una hoja protegida.

Cómo saber si una hoja está protegida y cómo quitar la protección

• Cuando una hoja está protegida, el botón Proteger hoja de la cinta cambia a Desproteger hoja (pestaña Revisar).
• Para quitarla: Revisar > Desproteger hoja, o Archivo > Información > Proteger libro > Desproteger hoja. Si tiene contraseña, tendrás que escribirla.

Sobre la contraseña

• Usa una contraseña larga: Microsoft recomienda 8 caracteres o más, y señala que una frase de 14 o más es mejor.
• Es fundamental que la recuerdes: si la olvidas, Microsoft no puede recuperarla. Guárdala en un gestor de contraseñas.
• Recuerda que esta contraseña solo evita ediciones accidentales o descuidadas, no protege los datos.

Para proteger de verdad un archivo, mira poner contraseña a PDF, ZIP y archivos de Office. Y si tu hoja tiene gráficos, aprende a crearlos en Excel.