Formato condicional en Excel: resaltar datos automáticamente

El formato condicional cambia el aspecto de una celda (color de fondo, color de letra, iconos…) según su valor. Es la forma más rápida de ver de un vistazo qué números son altos, qué fechas han vencido o qué datos están repetidos.

Dónde está

Selecciona las celdas que quieres analizar y entra en Inicio > Formato condicional. Verás varios tipos de reglas.

Reglas más útiles

• Resaltar reglas de celdas: colorea las celdas mayores o menores que un valor, iguales a un texto, entre dos valores, con texto concreto, fechas o valores duplicados.
• Reglas superiores e inferiores: resalta los 10 mejores, el 10 % inferior o los valores por encima del promedio.
• Barras de datos: una barra dentro de cada celda proporcional a su valor, ideal para comparar cantidades.
• Escalas de color: un degradado de colores (de rojo a verde, por ejemplo) según el valor.
• Conjuntos de iconos: flechas o semáforos según rangos de valores.

Ejemplo práctico: resaltar fechas vencidas

Supón que la columna C contiene fechas de entrega y quieres marcar en rojo las que ya han pasado:

1. Selecciona las celdas de la columna C.
2. Ve a Formato condicional > Nueva regla > Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
3. Escribe la fórmula =C2<HOY() (adapta C2 a la primera celda seleccionada).
4. Elige el formato (relleno rojo) y acepta.

La referencia debe corresponder a la primera celda de la selección y llevar solo la columna fija si quieres colorear la fila entera: por ejemplo, =$C2<HOY() para pintar toda la fila.

Gestionar y quitar reglas

En Formato condicional > Administrar reglas puedes ver todas las reglas de la hoja, cambiar su orden, editarlas o eliminarlas. Para borrar las de una selección, usa Borrar reglas. Si la hoja se vuelve lenta o confusa, suele ser porque hay muchas reglas solapadas.

Consejos

• No abuses de los colores: dos o tres bastan para que el resaltado signifique algo.
• Cuida el contraste y no uses solo el color para transmitir información, por si alguien no distingue rojos y verdes.
• Combina las reglas con fórmulas básicas y tablas dinámicas para analizar más datos.