Fórmulas básicas de Excel: SUMA, PROMEDIO, SI y cómo funcionan las referencias
Toda fórmula empieza por «=». Las funciones que más se usan, cómo copiar fórmulas sin que se descuadren y qué significan los errores como #¡VALOR!.
Excel es mucho más que una tabla: es una calculadora que se actualiza sola. Si cambias un dato, todos los resultados que dependen de él se recalculan. Para eso están las fórmulas. Con cinco o seis funciones cubres casi todo lo que se hace en casa, en clase o en una pequeña empresa.
Lo básico: toda fórmula empieza por =
Escribe en una celda:
=2+3
y pulsa Intro: aparece 5. Las operaciones son +, -, * (multiplicar), / (dividir) y ^ (potencia). Los paréntesis funcionan como en matemáticas.
Referencias: usar lo que hay en otras celdas
Cada celda se llama por su columna (letra) y su fila (número): A1, B3, C10. En vez de escribir números, usa referencias:
=B2*C2
multiplica lo que haya en B2 por lo que haya en C2. Si cambias B2, el resultado cambia solo.
Un rango es un grupo de celdas: A2:A10 son todas las celdas de A2 a A10.
Las funciones que más se usan
| Función | Qué hace | Ejemplo |
|---|---|---|
SUMA |
Suma números | =SUMA(B2:B10) |
PROMEDIO |
Media aritmética | =PROMEDIO(B2:B10) |
CONTAR |
Cuenta celdas con números | =CONTAR(B2:B10) |
MAX / MIN |
El valor mayor o menor | =MAX(B2:B10) |
SI |
Elige un resultado según una condición | =SI(B2>=5;"Aprobado";"Suspenso") |
En la configuración de España, los argumentos se separan con punto y coma (;) y los decimales llevan coma.
Detalles que da Microsoft:
- SUMA ignora el texto, mientras que una fórmula como
=A2+B2+C2da error#¡VALOR!si alguna celda tiene texto. Por eso es mejor usar SUMA. - PROMEDIO no tiene en cuenta celdas vacías ni de texto, pero sí cuenta los ceros. Ojo si dejas un 0 en vez de una celda vacía.
El botón Autosuma (Σ) de la pestaña Inicio escribe la SUMA por ti: selecciona la celda bajo una columna de números y púlsalo.
La función SI, paso a paso
=SI(condición; valor_si_es_verdad; valor_si_es_falso)
=SI(B2>=5;"Aprobado";"Suspenso"): si la nota es 5 o más, escribe Aprobado; si no, Suspenso.=SI(C2>100;C2*0,9;C2): aplica un 10 % de descuento a las compras de más de 100.
Es la misma lógica que en programación: si quieres entenderla a fondo, mira variables, condiciones y bucles.
Copiar fórmulas y el símbolo $
Si escribes =B2*C2 en D2 y arrastras la esquina de la celda hacia abajo, Excel adapta la fórmula a cada fila: =B3*C3, =B4*C4… Son referencias relativas.
A veces quieres que una celda no cambie al copiar, por ejemplo, el IVA que está en F1. Ponle $:
=C2*$F$1
$F$1 es una referencia absoluta: se queda fija al copiar. Pulsa F4 con el cursor sobre la referencia para añadir los $ automáticamente.
Errores comunes
| Error | Qué significa |
|---|---|
#¡VALOR! |
Operación con texto donde esperaba un número |
#¡DIV/0! |
Dividir entre cero o entre una celda vacía |
#¿NOMBRE? |
Función mal escrita (por ejemplo, =SUM en un Excel en español) |
#¡REF! |
La fórmula apunta a una celda que has borrado |
#### |
El número no cabe: ensancha la columna |
Siguiente paso
Cuando tengas muchos datos y quieras resumirlos (ventas por mes, gastos por categoría), lo que necesitas son las tablas dinámicas.
Fuentes consultadas
- Función SUMA (Soporte técnico de Microsoft)
- Función PROMEDIO (Soporte técnico de Microsoft)
- Usar funciones anidadas en una fórmula de Excel (Soporte técnico de Microsoft)
- Funciones de Excel (por categoría) (Soporte técnico de Microsoft)