Tablas dinámicas en Excel: resume miles de datos en un minuto
Una tabla dinámica resume una lista enorme (ventas, gastos, notas) en totales por categoría o por mes, sin escribir fórmulas. Cómo crearla y usarla.
Tienes una hoja con cientos de filas: cada venta con su fecha, producto, vendedor e importe. Te preguntan «¿cuánto vendimos de cada producto cada mes?». Con fórmulas tardarías un rato; con una tabla dinámica, menos de un minuto. Microsoft la describe como una forma de calcular, resumir y analizar datos para ver comparaciones, patrones y tendencias.
1. Prepara los datos
La tabla dinámica necesita datos bien ordenados:
- Una fila de encabezados con un nombre en cada columna (Fecha, Producto, Vendedor, Importe).
- Una fila por registro (cada venta, cada gasto).
- Sin filas ni columnas vacías en medio, y sin celdas combinadas.
- En cada columna, el mismo tipo de dato (fechas en la de fechas, números en la de importes).
Truco: convierte los datos en tabla (Insertar > Tabla). Así, cuando añadas filas nuevas, la tabla dinámica las incluirá al actualizarla.
2. Crea la tabla dinámica
- Haz clic en cualquier celda de los datos.
- Ve a Insertar > Tabla dinámica.
- Acepta en una hoja nueva.
Si no sabes por dónde empezar, prueba Insertar > Tablas dinámicas recomendadas: Excel analiza tus datos y te propone varias.
3. Coloca los campos
A la derecha aparece la lista de campos (tus columnas) y cuatro áreas:
| Área | Qué hace | Ejemplo |
|---|---|---|
| Filas | Una fila por cada valor distinto | Cada producto |
| Columnas | Una columna por cada valor | Cada mes |
| Valores | Lo que se calcula | Suma del importe |
| Filtros | Filtra todo el informe | Solo un vendedor |
Arrastra Producto a Filas, Fecha a Columnas e Importe a Valores: ya tienes las ventas por producto y por mes, con totales.
Si marcas las casillas en vez de arrastrar, Excel coloca cada campo según su tipo: los de texto en Filas, las fechas en Columnas y los números en Valores.
4. Cambia el cálculo
Por defecto, los números se suman. Para otra cosa, haz clic en el campo de Valores > Configuración de campo de valor y elige Recuento, Promedio, Máx., Mín.… También puedes mostrar los valores como % del total.
Las fechas suelen agruparse solas por años, trimestres y meses; si no, haz clic derecho sobre una fecha > Agrupar.
5. Filtra con segmentaciones
Las segmentaciones de datos son botones para filtrar con un clic, muy prácticos para informes:
- Haz clic en la tabla dinámica.
- Ve a Analizar tabla dinámica > Insertar segmentación de datos.
- Elige el campo (por ejemplo, Vendedor).
6. Actualízala
La tabla dinámica no se actualiza sola al cambiar los datos. Haz clic derecho sobre ella > Actualizar (o Analizar tabla dinámica > Actualizar).
Consejos
- Añade un gráfico dinámico (Analizar tabla dinámica > Gráfico dinámico) para verlo de un vistazo.
- Haz doble clic en cualquier total para ver las filas de las que sale.
- Si los datos crecen mucho o vienen de varias tablas relacionadas, estás cerca del mundo de las bases de datos: SQL y bases de datos.
- Para entregar el informe, guárdalo como PDF.
Fuentes consultadas
- Crear una tabla dinámica para analizar datos de una hoja de cálculo (Soporte técnico de Microsoft)
- Filtrar datos en una tabla dinámica (Soporte técnico de Microsoft)