Cómo poner contraseña a un PDF, un ZIP o un documento de Word y Excel

Antes de enviar una nómina, un contrato o un informe médico por correo, conviene cifrarlo con contraseña. Así, si el mensaje acaba en el sitio equivocado, nadie podrá leerlo sin la clave. Cada tipo de archivo tiene su forma de hacerlo.

Antes de empezar: cifrar no es lo mismo que «restringir»

Hay dos tipos de protección que se confunden a menudo:

• Contraseña para abrir (cifrado): sin la contraseña, el contenido es ilegible. Es lo que protege de verdad.
• Restricciones (no imprimir, no copiar, no editar una hoja): solo limitan lo que se puede hacer con un archivo que ya se ha abierto. No sirven para proteger información confidencial.

Esta guía trata de la primera. Si quieres entender cómo funciona por dentro, lee qué es el cifrado.

PDF

Usa nuestra herramienta Proteger PDF: cifra el documento con AES de 256 bits, el método más fuerte del estándar PDF, en tu propio navegador. El PDF no se sube a ningún servidor. Lo abren con normalidad Acrobat Reader, Chrome, Edge, Firefox y los lectores del móvil.

Si después necesitas quitar la contraseña de un PDF tuyo (y la conoces), usa Desbloquear PDF.

Word

Según Microsoft:

1. Ve a Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña.
2. Escribe la contraseña, pulsa Aceptar, repítela y vuelve a pulsar Aceptar.
3. Guarda el archivo para que la contraseña tenga efecto.

En Word, las contraseñas distinguen mayúsculas y minúsculas y pueden tener como máximo 15 caracteres.

Excel

1. Ve a Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña.
2. Escribe la contraseña, Aceptar, repítela y Aceptar.

Microsoft aclara que esto protege el archivo, que es distinto de proteger un libro o una hoja (que solo impide cambiar la estructura o las celdas). Para confidencialidad, usa la opción de cifrar.

ZIP o 7z (varios archivos a la vez)

Si tienes que enviar varios documentos juntos, comprímelos con contraseña. Windows no puede crear comprimidos cifrados; hace falta 7-Zip, gratuito y de código abierto, que ofrece cifrado AES-256 en los formatos 7z y ZIP. Tienes los pasos en comprimir y descomprimir ZIP, RAR y 7z. Elige AES-256 y no el cifrado antiguo de los ZIP (ZipCrypto), que es débil.

La contraseña: cómo elegirla y cómo enviarla

• Usa una contraseña larga y aleatoria. Puedes crearla con el generador de contraseñas y comprobar su fortaleza con el comprobador.
• Envíala por un canal distinto al del archivo: si el documento va por correo, la contraseña por teléfono o por mensajería. Si las dos viajan juntas, el cifrado no sirve de nada.
• Guárdala en un gestor de contraseñas.

Si olvidas la contraseña

No hay forma sencilla de recuperarla, y eso es precisamente lo que garantiza la seguridad. Microsoft lo dice claramente: si pierdes u olvidas la contraseña, Word no puede recuperarla, y en Excel Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas. Lo mismo vale para un PDF o un 7z cifrados con AES-256. Guarda siempre una copia sin cifrar en un lugar seguro de tu equipo.

Un límite que conviene conocer

Microsoft también advierte de que un archivo con contraseña no siempre es seguro para distribuir información muy confidencial, como números de tarjetas, y de que las contraseñas pueden acabar en manos equivocadas. El cifrado protege el archivo durante el envío o si se pierde, pero quien tenga la contraseña podrá copiar el contenido.