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DOCX, ODT o PDF: qué formato de documento usar en cada caso

DOCX y ODT son para seguir editando; PDF, para entregar y que se vea igual en todas partes. Cuándo usar cada uno y cómo no perder el formato.

Publicado el

Pilas de papeles y documentos amontonados
dominio público (CC0) · vía rawpixel

Al guardar un documento te encuentras con varias opciones: .docx, .odt, .pdf… No son intercambiables: unos están pensados para seguir editando y otro para entregar. Elegir bien evita el clásico «a mí se me ve descolocado».

Tres formatos, tres usos.DOCX: Word; sí, Para seguir editando; Formato más extendido. ODT: LibreOffice; sí, Estándar abierto ISO/IEC 26300; Para editar. PDF: Cualquier visor; sí, Se ve igual en todas partes; Para entregarCOMPARATIVADOCXWordPara seguireditandoFormato másextendidoODTLibreOfficeEstándar abiertoISO/IEC 26300Para editarPDFCualquier visorSe ve igual entodas partesPara entregar
Tres formatos, tres usos.

Los tres formatos

DOCX ODT PDF
Qué es Formato de Microsoft Word Formato abierto OpenDocument Formato para ver e imprimir
Programa típico Word LibreOffice Cualquier visor o navegador
Para editar Sí Sí Difícil
Se ve igual en todas partes Depende del programa Depende del programa Sí
Estándar ISO (Office Open XML) ISO/IEC 26300 (OASIS) ISO 32000

DOCX

Es el formato de Word desde 2007 y el más extendido en empresas y centros educativos. Ideal si la otra persona va a seguir editando con Word. Otros programas (Google Docs, LibreOffice) lo abren bien, pero un diseño complejo puede verse distinto.

ODT (OpenDocument)

El formato abierto desarrollado en OASIS y publicado como norma internacional ISO/IEC 26300. Es el formato nativo de LibreOffice y lo admiten Word y Google Docs. Su ventaja: es un estándar abierto que cualquiera puede implementar, por eso muchas administraciones públicas lo prefieren para documentos editables. Más sobre LibreOffice en ofimática gratis.

PDF

Pensado para que el documento se vea exactamente igual en cualquier dispositivo, con las mismas fuentes, márgenes y saltos de página. No está pensado para editar.

Qué usar en cada caso

  • Entregar un trabajo, un currículum o una factura: PDF. Nadie lo cambia sin querer y se ve como lo diseñaste.
  • Subir un documento a una sede electrónica: PDF, salvo que pidan otra cosa expresamente (reducir un PDF para la sede).
  • Enviar algo para que lo editen: el formato del programa que use la otra persona (normalmente DOCX; ODT si usa LibreOffice).
  • Trabajar en grupo: mejor en la nube (Google Docs o Word en línea) que enviando archivos.
  • Guardar a largo plazo: un PDF para conservar la versión final y el DOCX/ODT original por si necesitas cambiar algo.
Qué formato usar en cada caso.Sí: Entregar un trabajo o CV: PDF. Sí: Sede electrónica: PDF. Sí: Para que lo editen: DOCX u ODT. Sí: Guardar: PDF final y el originalLISTA RÁPIDAElige bienEntregar un trabajo o CV: PDFSede electrónica: PDFPara que lo editen: DOCX u ODTGuardar: PDF final y el original
Qué formato usar en cada caso.

Convertir entre formatos

  • De DOCX u ODT a PDF: Archivo > Guardar como > PDF en Word o LibreOffice; tienes todas las formas en guardar como PDF. Sin programas, con nuestra herramienta Word a PDF.
  • De DOCX a ODT o al revés: ábrelo y elige el otro formato en Guardar como. Revisa el resultado si tiene tablas, columnas o imágenes.
  • De PDF a texto editable: no es una conversión perfecta. Para recuperar el texto, extraer texto de PDF; si es un escaneo, necesitas OCR (copiar texto de una imagen).
Cómo se convierten entre sí.DOCX u ODT → Guardar como PDF → PDF para entregarESQUEMADOCX u ODTGuardar como PDFPDF para entregar
Cómo se convierten entre sí.

Para no tener sorpresas de formato

  • Usa fuentes habituales (las que vienen con Windows) o incrústalas.
  • Usa estilos para títulos y párrafos en vez de formato a mano (índice automático).
  • Antes de enviar un DOCX, ábrelo en el programa que usará la otra persona si puedes, o envía también el PDF.

Fuentes consultadas