PDF demasiado grande para la sede electrónica: cómo reducirlo y adjuntarlo

Al presentar una solicitud por internet, es frecuente que la sede electrónica rechace un documento por ser demasiado grande. Suele pasar con escaneos hechos a mucha resolución o con fotos del móvil metidas en un PDF. Se arregla en unos minutos.

Los límites de cada sede

No hay un límite único: cada sede y cada trámite tiene el suyo. Dos ejemplos oficiales:

En el Registro Electrónico General, si tu documentación supera esos límites, la propia sede indica que puedes hacer varios registros hasta enviarla toda.

La Agencia Tributaria admite, entre otros, .pdf, .jpg, .png, .docx, .csv, .txt y comprimidos .zip o .7z, y remite al enlace Ayuda de cada formulario para la lista completa.

Las comunidades autónomas, ayuntamientos y universidades tienen sus propios límites. Búscalos en la ayuda del trámite antes de preparar los archivos.

Paso 1: comprime el PDF

Con nuestro compresor de PDF puedes reducir el tamaño sin subir el documento a ningún servidor (todo ocurre en tu navegador, algo importante con documentos como un DNI o una nómina). Lo que más reduce son las imágenes que contiene el PDF: un escaneo a color de 600 ppp puede bajar a una fracción de su tamaño y seguir leyéndose perfectamente.

Después de comprimir, abre el resultado y comprueba que se lee bien, sobre todo la letra pequeña y los sellos.

Paso 2: si sigue siendo grande, divídelo

Si un solo documento supera el límite incluso comprimido, divídelo en partes con dividir PDF (por ejemplo, páginas 1-10 y 11-20) y adjúntalas por separado, con nombres claros: «Memoria parte 1 de 2.pdf».

Paso 3: si te piden un solo archivo, únelos

Al contrario: si el trámite solo deja adjuntar un documento y tienes varios, júntalos con unir PDF. Si son fotos, conviértelas antes con imágenes a PDF.

Cómo escanear para que no pese tanto

La mejor forma de no tener problemas es escanear bien desde el principio:

• Resolución de 200 a 300 ppp. Es suficiente para leer cualquier documento. Más resolución solo multiplica el tamaño.
• Escala de grises o blanco y negro para documentos de texto. El color solo hace falta si el contenido lo necesita (un sello en color, una foto).
• Con el móvil, usa la función de escanear documentos, que recorta y endereza la página. Lo explicamos en escanear documentos con el móvil, o puedes usar nuestro escáner de documentos en el navegador.

Otros motivos de rechazo

• Nombre de archivo con caracteres raros. Algunas sedes fallan con tildes, eñes o símbolos. Usa nombres sencillos: «Solicitud_beca_2026.pdf».
• PDF con contraseña. La administración no podrá abrirlo. Si tú lo protegiste, quita la contraseña antes de adjuntarlo.
• Formato no admitido. Si piden PDF, no adjuntes una foto JPG suelta ni un documento de Word.
• Ruta del archivo en la Agencia Tributaria. Su ayuda recomienda guardar el fichero en la carpeta C:\AEAT, porque en algunos trámites es obligatorio.

Para identificarte en la sede necesitarás normalmente certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve.