Firma escaneada, firma electrónica y firma cualificada: cuál vale para qué
No todas las «firmas digitales» valen lo mismo: diferencia entre pegar una imagen de tu firma y firmar con certificado.
«Fírmalo y mándamelo» puede significar cosas muy distintas. Pegar en un PDF la imagen de tu firma es rápido y suele bastar para un trámite informal, pero no tiene el mismo valor que firmar con tu certificado digital. Esta guía explica las diferencias en lenguaje llano. No es asesoramiento jurídico: si un documento importante depende de ello, consulta con un profesional.
Los tipos de firma
Firma escaneada (una imagen)
Es una foto o un escaneo de tu firma manuscrita, colocada sobre el documento. Es lo que hace nuestra herramienta Firmar PDF: dibujas, escribes o subes tu firma y la pones en las páginas que quieras.
- Ventaja: cualquiera puede hacerlo y leerlo, sin certificados.
- Límite: cualquiera que tenga una copia de tu firma puede pegarla en otro documento, y después de firmar el contenido se puede modificar sin que quede rastro. Por eso, por sí sola, demuestra poco.
Firma electrónica (simple, avanzada y cualificada)
El Reglamento europeo eIDAS (n.º 910/2014) regula la firma electrónica en toda la UE y distingue tres niveles:
- Simple: cualquier dato electrónico que se usa para firmar. Por ejemplo, marcar una casilla de «acepto» o escribir tu nombre.
- Avanzada: está vinculada solo al firmante, permite identificarlo y detecta cualquier cambio posterior en el documento.
- Cualificada: es una firma avanzada creada con un certificado cualificado (como el de la FNMT o el del DNI electrónico) y un dispositivo de creación de firma cualificado.
La firma cualificada es la que, según el artículo 25 del reglamento, tiene un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita, y se reconoce en todos los países de la UE. El preámbulo de la Ley 6/2020, que complementa eIDAS en España, lo recuerda expresamente.
Eso no significa que las demás no valgan nada. El mismo artículo dice que no se negarán efectos jurídicos ni se rechazará como prueba una firma electrónica por el mero hecho de no ser cualificada. La diferencia está en lo fácil que es demostrar que es auténtica.
Qué dice la ley española sobre la prueba
La Ley 6/2020 dice que los documentos electrónicos tienen el valor jurídico que corresponda a su naturaleza (art. 3). Y modificó la Ley de Enjuiciamiento Civil para que, cuando se usa un servicio de confianza cualificado, se presuma que el documento es auténtico e íntegro. Si alguien lo impugna, le toca a quien impugna demostrar lo contrario; si la impugnación no prospera, paga las costas, y si es temeraria, el tribunal puede imponer una multa de 300 a 1.200 euros.
Con una firma escaneada o una firma electrónica no cualificada no hay esa presunción: si alguien la discute, tendrás que demostrar tú que es válida con otras pruebas.
Cuál usar en cada caso
| Situación | Lo razonable |
|---|---|
| Autorización del colegio, justificante interno, un formulario informal | Firma escaneada, si quien lo pide la acepta |
| Contrato de alquiler, de trabajo o de compraventa | Firma con certificado (o en papel) |
| Trámites con la Administración | Firma con certificado, DNI electrónico o Cl@ve, según lo que pida la sede |
| Documento que podría acabar en un juicio | Firma cualificada |
Cómo firmar con certificado
Necesitas un certificado digital. Puedes conseguir el de la FNMT siguiendo esta guía o usar el DNI electrónico. Con él puedes firmar PDF con un programa de firma compatible con tu certificado; en los trámites con la Administración, la propia sede te indica cuál usar.
Nuestra herramienta Firmar PDF no hace firmas con certificado: coloca la imagen de tu firma. Úsala solo cuando una firma escaneada sea suficiente.
Consejos si envías una firma escaneada
- No mandes la imagen de tu firma suelta: ponla directamente en el documento.
- Envía el PDF protegido si contiene datos personales, con Proteger PDF.
- Pregunta antes si la otra parte acepta una firma escaneada. Ahorra tener que repetirlo.