Rellenar formularios PDF sin imprimir

Muchos trámites y formularios llegan como PDF. Imprimir, rellenar a mano y escanear es lento; con el método adecuado puedes hacerlo todo en pantalla.

Primero: ¿qué tipo de PDF es?

• PDF con campos de formulario: al pasar el cursor por las casillas se resaltan y puedes escribir directamente. Es el caso más cómodo.
• PDF «plano»: parece un formulario, pero es solo una imagen o un documento sin campos. No puedes escribir en él directamente: necesitas añadir texto encima.
• PDF protegido: el autor ha limitado la edición. Si tienes derecho a completarlo, puede que solo permita rellenar y no modificar.

Rellenar un PDF con campos

Ábrelo en un lector que soporte formularios: el propio navegador (Chrome, Edge o Firefox), Adobe Acrobat Reader y la mayoría de los lectores de PDF lo permiten. Haz clic en cada campo, escribe, y guarda el archivo con Guardar como para no perder lo escrito. Algunos formularios oficiales requieren un lector concreto o no se rellenan bien en el visor del navegador: si se comporta raro, prueba con Acrobat Reader.

Rellenar un PDF plano

Usa una herramienta que permita añadir texto sobre el PDF: la herramienta escribir en un PDF coloca cuadros de texto donde necesites y los incorpora al archivo, sin subirlo a ningún servidor. Para casillas de verificación, escribe una «X» en su posición. Si el PDF tiene campos pero no se reconocen, prueba rellenar formulario PDF.

Firmar

Para un trámite informal, puedes insertar una imagen de tu firma con firmar un PDF. Ten en cuenta que no es lo mismo una firma escaneada que una firma electrónica con validez legal: consulta la diferencia antes de presentar documentos oficiales. Los trámites con la administración suelen pedir certificado digital o DNI electrónico.

Antes de enviarlo

• Revisa que todo lo escrito se ve al abrir el archivo en otro lector.
• Aplana el PDF si no quieres que se pueda modificar: al imprimirlo a PDF («Guardar como PDF» desde Imprimir) se «fusiona» el contenido con el documento.
• Comprueba el tamaño: algunas sedes limitan el peso, y puedes reducir el PDF.
• No compartas datos personales en documentos que no sean oficiales.